W dobie cyfryzacji często zdarza nam się zapomnieć o tradycyjnych dokumentach papierowych. Wygodniej jest przetrzymywać wszystko w chmurze lub mieć wyłącznie w wersji digitalowej. Jednak w wielu firmach wciąż stanowią one ważną część codziennej pracy. Obecnie ochrona danych stała się priorytetem dla każdej organizacji. Drukarka oraz niszczarka papieru wyrastają na nieodzowne narzędzia w przestrzeni biurowej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego modelu sprzętu do utylizacji dokumentów? Jak o niego dbać, aby służył jak najdłużej?
Dlaczego niszczarka biurowa jest tak ważna?
Wyobraź sobie, że poufne dokumenty firmowe lub prywatne, takie jak umowy, dane osobowe pracowników czy raporty finansowe, wpadną w niepowołane ręce. Konsekwencje mogą być katastrofalne:
poufne informacje mogą zostać wykorzystane do celów niezgodnych z prawem, np. do wyłudzeń lub włamań.
firma może stracić zaufanie klientów i partnerów biznesowych, co negatywnie odbije się na jej wizerunku.
w przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych firma może zostać ukarana wysokimi grzywnami.
Niszczarka papieru pozwala skutecznie zminimalizować te ryzyka. Niszcząc poufne dokumenty, uniemożliwiamy ich odczytanie i wykorzystanie przez osoby niepowołane. To tak proste, a jednocześnie tak ważne!
Jak wybrać odpowiednią niszczarkę papieru?
Na rynku dostępnych jest wiele modeli niszczarek papieru, różniących się funkcjami i parametrami. Wybierając niszczarkę do biura, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników o których wspominam niżej. Nie bez znaczenia trzeba również pamiętać między innymi o głośności pracy lub też szerokości cięcia papieru, która określa szerokość pasków, na które niszczone są dokumenty. Zasada jest prosta – im węższe paski, tym wyższy poziom bezpieczeństwa.
Poziom bezpieczeństwa
Im wyższy poziom bezpieczeństwa, tym trudniej będzie odtworzyć zniszczone informacje. Niszczarki są klasyfikowane w 7 poziomach bezpieczeństwa (od P-1 do P-7). Do niszczenia poufnych dokumentów, zawierających dane osobowe lub strategiczne informacje, zaleca się niszczarki o poziomie bezpieczeństwa P-4 lub wyższym.
Wydajność
Wydajność niszczarki dokumentów określa ilość kartek, które niszczarka może zniszczyć za jednym razem. Ważne, aby dobrać wydajność do potrzeb biura, zadając sobie pytanie jak często będzie wykorzystywane urządzenie, przez ile osób oraz przede wszystkim do czego będzie głównie wykorzystywana.
Niszczarki o niskiej wydajności (do 10 kartek) sprawdzą się w małych biurach, gdzie niszczone jest niewiele dokumentów. Do biur o dużym natężeniu pracy polecane są niszczarki o wysokiej wydajności (powyżej 20 kartek).
Dodatkowe funkcje niszczarek papieru
Część niszczarek do papieru oferuje dodatkowe funkcje, takie jak:
niszczenie płyt CD/DVD,
niszczenie kart plastikowych,
niszczenie zszywek,
automatyczny start/stop,
funkcja cofania,
blokada bezpieczeństwa.
Kolejnym aspektem, jest pojemność kosza. W biurach o dużym natężeniu pracy, zaleca się niszczarki z większymi koszami, aby uniknąć częstego opróżniania. Pojemność kosza ma również wpływ na wydajność pracy – im większy kosz, tym dłuższy okres czasu można pracować bez przerwy na opróżnianie. Warto więc dobrze przeanalizować temat i wybrać niszczarkę, która będzie najbardziej uniwersalna. Tak samo jak w przypadku drukarek.
Jak dbać o niszczarkę dokumentów?
Aby utrzymać niszczarkę w optymalnej kondycji i zapewnić jej długotrwałą wydajność, konieczne jest regularne dbanie o nią. Tak jak z każdym biurowym lub domowym sprzętem, jeśli zostanie zapomnimy o konserwacji będzie to początek problemów. Poniżej mam kilka wskazówek dotyczących tego co robić, aby ich uniknąć!
Pamiętaj o czystości!
Przede wszystkim należy zadbać o regularne czyszczenie niszczarki, aby zapobiec gromadzeniu się pyłu, zanieczyszczeń oraz resztek papieru, które mogą zakłócać jej działanie. Wcześniej należy upewnić się, że jest odłączona od prądu! Następnie można użyć miękkiej szczotki, odkurzacza lub sprężonego powietrza, aby usunąć zanieczyszczenia z noży tnących, szczelin oraz innych trudno dostępnych miejsc. Nie zaleca się używania wody ani innych płynów do czyszczenia niszczarki.
Smarowanie drukarki – ważny punkt dbania o niszczarki papieru
Smarowanie niszczarki to jeden z najważniejszych czynników wpływających na jej żywotność i prawidłową pracę. Regularne smarowanie ostrzy niszczarki zmniejsza tarcie, zapobiega zacinaniu się papieru i zapewnia cichą pracę urządzenia. Ogólnie rzecz biorąc, niszczarkę powinno się smarować co 2-3 tygodnie. W przypadku intensywnego użytkowania może to być konieczne nawet co tydzień.
Do smarowania niszczarek należy używać wyłącznie przeznaczonego do tego oleju. Stosowanie innych płynów lub środków czystości, np. oleju roślinnego, może uszkodzić urządzenie. Specjalistyczny olej jest dostępny w różnych sklepach, zarówno stacjonarnych, jak i internetowych.
Sposób smarowania niszczarki jest opisany w praktycznie każdej instrukcji obsługi sprzętu. Ogólnie rzecz biorąc, smarowanie noży niszczarki polega na nałożeniu kilku kropel oleju na ostrza niszczarki, włączeniu jej i zniszczeniu kilku kartek papieru, tak aby rozprowadzić olej po ostrzach.
Zwróć uwagę na użytkowanie
Czy wiedziałeś, że przeciążenie niszczarki może prowadzić do uszkodzenia mechanizmu tnącego oraz innych części urządzenia? Dlatego ważne jest, aby zawsze przestrzegać wytycznych dotyczących maksymalnej liczby arkuszy papieru, jakie można jednorazowo zniszczyć. Przed rozpoczęciem pracy z niszczarką, warto dokładnie zapoznać się z jej parametrami i ograniczeniami, aby uniknąć przeciążenia oraz ewentualnych awarii. Nawet w nowoczesnym sprzęcie, jeśli nie jest do tego przeznaczony, nie należy niszczyć twardych przedmiotów, takich jak spinacze, zszywki, płyty CD/DVD czy plastikowe karty.
Nie zapomnij o przeglądach technicznych
Nawet przy odpowiedniej opiece, mogą wystąpić problemy techniczne lub zużycie części, zwłaszcza w przypadku intensywnego użytkowania. Dlatego zaleca się regularną konserwację oraz przeglądy techniczne wykonywane przez wykwalifikowanego serwisanta. Podczas przeglądu może on dokładnie ocenić stan niszczarki, sprawdzić noże tnące oraz inne podzespoły i przeprowadzić niezbędne naprawy, aby utrzymać urządzenie w optymalnej kondycji.
Niszczarka papieru w służbie bezpieczeństwa w biurze
W pracy biurowej, gdzie papierowe dokumenty są nadal często używane, niszczarka papieru to taki trochę superbohater – zapewnia bezpieczeństwo danych i poufność informacji. Dlatego tak istotne jest, aby wybierać urządzenia odpowiednio do potrzeb biura, im więcej dokumentów, tym większa moc niszczarki potrzebna. Ale to nie wszystko! Nawet najbardziej zaawansowane modele potrzebują regularnej troski, tak jak nasze ulubione gadżety elektroniczne. Czyścimy drukarki, więc czemu nie dbać o niszczarkę? Regularne konserwowanie i czyszczenie to klucz do długotrwałej efektywnej pracy.
