Skanowanie dokumentów stało się powszechną praktyką w dzisiejszym cyfrowym świecie. Dzięki temu procesowi możemy łatwo przenieść papierowe dokumenty do postaci elektronicznej, co ułatwia zarządzanie informacjami. Bez względu na to, czy chodzi o archiwizację ważnych dokumentów, udostępnianie ich innym osobom czy oszczędność miejsca na biurku, umiejętność skanowania z drukarki na komputer jest bardzo przydatna. Przejdźmy zatem do dalszej części artykułu, w której krok po kroku opowiem Wam jak skanować z drukarki na komputer!
Co to jest skanowanie i dlaczego jest użyteczne?
Skanowanie to w prostym języku przekształcanie dokumentów fizycznych, takich jak zdjęcia, rysunki czy teksty, na ich cyfrowe kopie. Dlaczego jest takie przydatne? Już podpowiadam!
Archiwizacja dokumentów
Skanowanie dokumentów pozwala nam przechowywać ważne dokumenty, takie jak umowy czy faktury (i wszystko inne na co wyobraźnia pozwoli) w formie cyfrowej.
W praktyce, wiele dokumentów należy przez określony czas i tak posiadać w formie oryginalnej – papierowej. Jednak jak tylko ten czas upłynie – taniej jest przechowywać kopie w przestrzeni wirtualnej, niż niezliczone ilości kartonów z dokumentami w magazynie, który zajmuje dużo więcej miejsca.
Łatwe udostępnianie dokumentów
Dokumenty w formie zeskanowanej dużo łatwiej udostępnić innym, niż papierowe. Możemy je wysłać osobie zainteresowanej za pomocą e-maila, dowolnego komunikatora internetowego czy wrzucić na chmurę. Skanowanych dokumentów nie jesteśmy zmuszeni wysyłać tradycyjną pocztą i czekać na dostarczenie. Właściwie to powinienem powiedzieć, że w przypadku dokumentu zeskanowanego – nie ma nawet takiej możliwości.
Zapomniałem oczywiście wspomnieć o prędkości przepływu dokumentów cyfrowych. Wysłane pocztą elektroniczną są u odbiorcy właściwie natychmiast.
Wyszukiwanie i edycja dokumentów
Dokumenty po zeskanowaniu również są łatwe do przechowywania w kontekście odnajdowania treści, gdyby była taka potrzeba.
Treści dokumentów mogą być poddane rozpoznawaniu tekstu (tzw. OCR czyli Optical Character Recognition ). Taki zabieg to przekształcenie przez program ręcznie napisanego tekstu lub obrazu na jego elektroniczny odpowiednik. Dzięki temu zabiegowi odpada potrzeba niekończącego się przeklikiwania i czytania dokumentów, aby znaleźć ten, który nas interesuje.
Oszczędność miejsca w przechowywaniu dokumentów
Jak wspomniałem już wcześniej – przechowywanie papierowych dokumentów zajmuje dużo miejsca, a i tak często jesteśmy zmuszeni posiadać formę oryginalną do czasami nawet 5 lat. Jednak jak minie ten czas, możemy zdigitalizować nasze sterty i zwolnić trochę miejsca na półkach.
Bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów
Nie mogę zapomnieć o tym, aby uprzedzić Cię, że co prawda dokumentu elektronicznego nie zgubisz, nie zostawisz w autobusie na siedzeniu czy też w urzędzie na stole, ale nie zwalnia to z posiadania chociaż kopii zapasowej ważniejszych dokumentów oraz szyfrowania ich hasłem.
Szczególnie, jeśli przechowujesz wrażliwe dane!
Jak skanować z drukarki na komputer? – krok po kroku
Krok 1: sprawdź dostępne funkcje urządzenia
Pierwszym ważnym krokiem przed przystąpieniem do skanowania jest sprawdzenie, czy urządzenie ma w ogóle taką funkcję. Myślę, że raczej każdy, kto ma własną drukarkę jest w stanie to stwierdzić. Jeśli jednak dostałeś sprzęt w prezencie i nawet nie wiesz co w trawie piszczy, zawsze możesz zerknąć w instrukcję obsługi lub sprawdzić to na stronie producenta.
Teraz pozostaje tylko podłączyć swój sprzęt do prądu.
Krok 2: Zainstaluj oprogramowanie
Po pierwszym kroku, czyli sprawdzeniu funkcji urządzenia i oczywistym już podłączeniu sprzętu do prądu, należy zainstalować oprogramowanie. Znajdziesz je na stronie producenta. Tam zazwyczaj udostępniają sekcje wsparcia i pobierania sterowników. Wyszukaj model swojego urządzenia i pobierz odpowiednie oprogramowanie.
Wybierz wersję kompatybilną ze swoim systemem operacyjnym i pobierz plik. Następnie otwórz pobrany plik i uruchom go. Postępuj zgodnie z instrukcją na ekranie – czytaj uważnie wszystko, co się wyświetli.
Koniecznym może być akceptacja warunków licencji producenta oraz podłączenie drukarki do komputera w odpowiednim momencie instalacji (nie do zasilania – czyli prądu, tylko połączenie drukarki z komputerem poprzez kabel USB).
Po skonfigurowaniu sprzętu i instalacji oprogramowania, niektóre drukarki wymagają ponownego uruchomienia komputera.
Krok 3: przygotuj dokumenty do skanowania
Zanim przystąpisz do digitalizacji swoich dokumentów czy zdjęć, odpowiednio przygotuj dokumenty. Zapewni to najlepszą jakość cyfrowych kopii.
Usuń niepotrzebne strony – zapychacze
Zawsze warto przejrzeć zawartość i usunąć elementy oraz strony, które nie są istotną treścią (np. puste strony, reklamy lub niepotrzebne załączniki). Zastanów się, czy może nie lepiej będzie je pominąć. Taki zabieg zaoszczędzi trochę miejsca na dysku lub chmurze, ale też ułatwi późniejsze przeszukiwanie zeskanowanych dokumentów.
Poukładaj dokumenty do skanowania
Do skanowania dokumentów warto upewnić się, że są odpowiednio poukładane i uporządkowane. Przy wielostronicowych treściach do archiwizacji polecamy ułożyć dokumenty w kolejności alfabetycznej bądź chronologicznej.
Upewnij się też, że strony nie są nadmiernie pogniecione lub przekrzywione. Skanowane zdjęcia powinny być czyste i bez odcisków palców.
Przed rozpoczęciem całego procesu skonfiguruj odpowiednio ustawienia. W zależności od programu do skanowania, będziesz mógł wybrać takie parametry jak:
rozdzielczość skanowania,
format pliku ( pdf lub JPG ),
tryb kolorów (czarno-biały, skala szarości lub kolor)
i kilka innych, rzadziej używanych ustawień. Niektóre drukarki pozwalają skanować bezpośrednio na adres e-mail. Na tym etapie będziesz mógł też wybrać lokalizację, w której pliki będą zapisane.
Uruchom skanowanie dokumentów
Gdy wszystko jest już zainstalowane, ustawione, a treści przygotowane do skanowania – możesz działać! W zależności od modelu urządzenia, skanowanie będziesz mógł rozpocząć albo bezpośrednio z panelu sterowania drukarki, albo za pomocą oprogramowania, które wcześniej zostało zainstalowane.
Ostatnie upewnienie się, że sprzęt jest podłączony do komputera, a co za tym idzie – komputer gotowy do odbioru treści. Po uruchomieniu skanowania drukarka rozpocznie proces, a wyniki będą zapisane na komputerze zgodnie z wybranymi preferencjami.
Pamiętaj, że sam przebieg skanowania może się trochę różnić w każdym modelu. W przypadku dodatkowych funkcji i zaawansowanych ustawień – zawsze sprawdź instrukcję obsługi drukarki.
Drukarka ze skanerem – rozwiązywanie problemów
Zawsze powtarzam, że drukarki to często złośliwe urządzenia. Nie zdziw się więc, jeśli pojawi się problem z Twoim skanerem. Postaram się jednak podpowiedzieć, co robić w przypadku najprostszych problemów.
Brudne lub prześwietlone dokumenty po skanowaniu
Jeśli dokumenty na komputerze wyglądają zupełnie inaczej, niż te oryginalne, papierowe, problem leży gdzieś pomiędzy.
Gdy widzisz kropki lub paski na cyfrowym dokumencie – przede wszystkim sprawdź szybę skanera (lub rolkę skanera w podajniku automatycznym) i upewnij się, że jest czysta.
Jeśli Twoje dokumenty po zeskanowaniu są zbyt jasne i widać na nich za mało szczegółów, upewnij się, że przy skanowaniu klapa jest szczelnie zamknięta. Docierające do skanera światło z zewnątrz sprawi, że obraz będzie miał wysoką jasność i bardzo mały kontrast, przez co stanie się nieczytelny.
Zrób skan testowy
Jeśli masz do zeskanowania większą ilość dokumentów, zawsze możesz zeskanować najpierw tylko pierwszą stronę, aby upewnić się, że ustawienia są odpowiednie i jakość końcowa zadowalająca. Lepiej przekonać się o tym na początku, niż na końcu być niemiło zaskoczonym.
Problemy z zapisem skanowanych plików
Czasami może się zdarzyć, że po zakończeniu skanowania napotkasz problem z zapisem, a w efekcie z otwarciem i odczytaniem pliku. Jeśli używasz odpowiedniego oprogramowania do otwierania dedykowanych plików, może problem leży w ilości wolnego miejsca na komputera?
Na szczęście nie ma co panikować – zazwyczaj działa metoda informatyka, czyli “wyłącz i włącz”.
Jak skanować z drukarki na komputer? To nie jest trudne
Skanowanie plików z drukarki na komputer nie przysparza zazwyczaj zbyt dużo problemów. Zawsze ważne jest, żeby czytać instrukcje obsługi oraz wskazówki na ekranie komputera lub drukarki.
Jeśli nie masz drukarki ze skanerem, nie masz czym się martwić. Obecne smartfony mają skanery wbudowane. Więcej na ten temat pisałem w artykule: Jak skanować telefonem? To proste!
Jeśli masz problem ze swoim skanerem – daj znać w komentarzu, postaramy się znaleźć rozwiązanie.
