Jak zeskanować dokument, z drukarki na komputer?

Skanowanie dokumentów stało się powszechną praktyką w dzisiejszym cyfrowym świecie. Dzięki temu procesowi możemy łatwo przenieść papierowe dokumenty do postaci elektronicznej, co ułatwia zarządzanie informacjami. Bez względu na to, czy chodzi o archiwizację ważnych dokumentów, udostępnianie ich innym osobom czy oszczędność miejsca na biurku, umiejętność „przenoszenia” dokumentów z drukarki na komputer jest bardzo przydatna. Przejdźmy zatem do dalszej części artykułu, w której krok po kroku opowiem Ci jak skanować z drukarki na komputer!

Co to jest jest skan?

Skan to proces tworzenia cyfrowej kopii dokumentu, zdjęcia lub innego obiektu za pomocą skanera. Dzięki temu kopia może być zapisana na komputerze, edytowana i udostępniana. Ma wiele zastosowań, a oto niektóre z nich.

Archiwizacja dokumentów

Skanowanie dokumentów pozwala przechowywać ważne dokumenty, takie jak umowy czy faktury (i wszystko inne na co wyobraźnia pozwoli) w formie cyfrowej. 

W praktyce, wiele dokumentów należy przez określony czas i tak posiadać w formie oryginalnej – papierowej. Jednak jak tylko ten czas upłynie – taniej jest przechowywać kopie w przestrzeni wirtualnej, niż niezliczone ilości kartonów z dokumentami w magazynie, który zajmuje dużo więcej miejsca. No i przede wszystkim nie zgubisz!

Łatwe udostępnianie dokumentów

Dokumenty lub zdjęcia w wersji elektronicznej dużo łatwiej udostępnić innym, niż papierowe. Możesz je wysłać osobie zainteresowanej za pomocą e-maila, dowolnego komunikatora internetowego czy wrzucić na chmurę. Skanowanych dokumentów nie musisz wysyłać tradycyjną pocztą i czekać na dostarczenie. Właściwie to powinienem powiedzieć, że w przypadku dokumentu zeskanowanego – nie ma nawet takiej możliwości 🙂

Zapomniałem oczywiście wspomnieć o prędkości przepływu dokumentów cyfrowych. Wysłane pocztą elektroniczną są u odbiorcy właściwie natychmiast.

Wyszukiwanie i edycja dokumentów

Dokumenty po zeskanowaniu przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym są również nośnikami, w których łatwo można wyszukiwać treści. Mianowicie, możemy poddać je procedurze rozpoznawania tekstu (tzw. OCR czyli Optical Character Recognition). 

Taki zabieg to przekształcenie przez program zeskanowanych dokumentów, zdjęć lub obrazów na ich elektroniczne odpowiedniki . Dzięki temu zabiegowi możesz dysponować przeszukiwalną i edytowalną zawartością plików, przez co, aby znaleźć interesującą informację, nie musisz czytać całych dokumentów.

Jak skanować z drukarki na komputer? – krok po kroku

Krok 1: Sprawdź dostępne funkcje urządzenia 

Pierwszym ważnym krokiem przed przystąpieniem do skanowania jest sprawdzenie, czy urządzenie ma w ogóle taką funkcję. Myślę, że raczej każdy, kto ma własną drukarkę jest w stanie to stwierdzić. Jeśli jednak dostałeś sprzęt w prezencie i nawet nie wiesz co w trawie piszczy, zawsze możesz zerknąć w instrukcję obsługi lub sprawdzić to na stronie producenta. 

Jeśli szukasz drukarki ze skanerem – po kilka propozycji zapraszam tutaj: Drukarka ze skanerem do domu. Podpowiadam, co wybrać.

Zanim zaczniesz, upewnij się, że drukarka jest podłączona, a następnie…

Krok 2: Przygotuj dokumenty do skanowania

Zanim przystąpisz do digitalizacji swoich dokumentów czy zdjęć, odpowiednio przygotuj dokumenty. Zapewni to najlepszą jakość cyfrowych kopii. 

Usuń niepotrzebne strony – zapychacze

Zawsze warto przejrzeć zawartość i usunąć elementy oraz strony, które nie są istotną treścią (np. puste strony, reklamy lub niepotrzebne załączniki). Zastanów się, czy może nie lepiej będzie je pominąć. Taki zabieg zaoszczędzi trochę miejsca na dysku lub chmurze, ale też ułatwi późniejsze przeszukiwanie zeskanowanych dokumentów.

Poukładaj dokumenty do skanowania

Do skanowania dokumentów warto upewnić się, że są odpowiednio poukładane i uporządkowane. Przy wielostronicowych treściach do archiwizacji polecamy ułożyć dokumenty w kolejności alfabetycznej bądź chronologicznej. 

Upewnij się też, że strony nie są nadmiernie pogniecione lub przekrzywione. Skanowane zdjęcia powinny być czyste i bez odcisków palców. 

Uporządkowane dokumenty zwiększą czytelność cyfrowych wersji.

Krok 3: Zainstaluj oprogramowanie

Po pierwszym kroku, czyli sprawdzeniu funkcji urządzenia i oczywistym już podłączeniu sprzętu do prądu, należy zainstalować oprogramowanie. Znajdziesz je na stronie producenta. Tam zazwyczaj udostępnione są sekcje wsparcia i pobierania sterowników. 

Wyszukaj model swojego urządzenia, wybierz wersję kompatybilną ze swoim systemem operacyjnym i pobierz plik. Następnie otwórz pobrany plik i uruchom go. Postępuj zgodnie z instrukcją na ekranie – czytaj uważnie wszystko, co się wyświetli. 

Koniecznym może być akceptacja warunków licencji producenta oraz połączenie drukarki z komputerem w odpowiednim momencie instalacji (nie do zasilania – czyli prądu, tylko podłączenie drukarki do komputera za pomocą kabla USB). 

Po skonfigurowaniu sprzętu i instalacji oprogramowania, niektóre drukarki wymagają ponownego uruchomienia komputera.

Krok 4: Wybierz preferencje skanowania w ustawieniach

Przed rozpoczęciem całego procesu skonfiguruj odpowiednio ustawienia skanowania. W zależności od programu, będziesz mógł wybrać takie parametry jak:

• rozdzielczość skanowania,
• format pliku (PDF lub JPG),
• tryb kolorów (czarno-biały, skala szarości lub kolor)

i kilka innych, rzadziej używanych ustawień. Niektóre drukarki pozwalają skanować bezpośrednio na adres e-mail. Na tym etapie będziesz mógł też wybrać lokalizację, w której pliki będą zapisane. 

Zanim zaczniesz właściwe skanowanie, możesz także sprawdzić podgląd dokumentu, aby upewnić się, czy np. włożyłeś dokument odpowiednią stroną 🙂

Krok 5: Uruchom skanowanie dokumentów

Gdy wszystko jest już zainstalowane, ustawione, a treści przygotowane do skanowania – możesz działać! W zależności od modelu urządzenia, skanowanie będziesz mógł rozpocząć albo bezpośrednio z drukarki (a właściwie z panelu sterowania drukarki), albo za pomocą oprogramowania, które wcześniej zostało zainstalowane. 

Ostatnie upewnienie się, że sprzęt jest podłączony do komputera, a co za tym idzie – komputer gotowy do odbioru treści. Po uruchomieniu skanowania drukarka rozpocznie proces, a wyniki będą zapisane na komputerze zgodnie z wybranymi preferencjami. 

Pamiętaj, że sam przebieg skanowania może się trochę różnić w każdym modelu. W przypadku zaawansowanych funkcji skanowania i dodatkowych ustawień – zawsze sprawdź instrukcję obsługi drukarki. 

Drukarka ze skanerem – rozwiązywanie problemów

Zawsze powtarzam, że drukarki to często złośliwe urządzenia. Nie zdziw się więc, jeśli pojawi się problem z Twoim skanerem. Postaram się jednak podpowiedzieć, co robić w przypadku najprostszych problemów. 

Brudne lub prześwietlone dokumenty po skanowaniu

Jeśli dokumenty na komputerze wyglądają zupełnie inaczej, niż te oryginalne, papierowe, problem leży gdzieś pomiędzy. 

Gdy widzisz kropki lub paski na cyfrowym dokumencie – przede wszystkim sprawdź szybę skanera (lub rolkę skanera w podajniku automatycznym) i upewnij się, że jest czysta.

Jeśli Twoje dokumenty po zeskanowaniu są zbyt jasne i widać na nich za mało szczegółów, upewnij się, że przy skanowaniu klapa jest szczelnie zamknięta. Docierające do skanera światło z zewnątrz sprawi, że obraz będzie miał wysoką jasność i bardzo mały kontrast, przez co stanie się nieczytelny.

Zrób skan testowy

Jeśli masz do zeskanowania większą ilość dokumentów, zawsze możesz zeskanować najpierw tylko pierwszą stronę, aby upewnić się, że ustawienia są odpowiednie i jakość końcowa zadowalająca. Lepiej przekonać się o tym na początku, niż na końcu być niemiło zaskoczonym.

Problemy z zapisem skanowanych plików

Czasami może się zdarzyć, że po zakończeniu skanowania napotkasz problem z zapisem, a w efekcie z otwarciem i odczytaniem pliku. Jeśli używasz odpowiedniego oprogramowania do otwierania dedykowanych plików, może problem leży w ilości wolnego miejsca na komputera?

Na szczęście nie ma co panikować – zazwyczaj działa metoda informatyka, czyli “wyłącz i włącz”. 

Jak skanować dokument? To nie jest trudne

Skanowanie plików z drukarki na komputer nie przysparza zazwyczaj zbyt dużo problemów. Zawsze ważne jest, żeby czytać instrukcje obsługi oraz wskazówki na ekranie komputera lub drukarki.

W skrócie i uproszczeniu: podłącz drukarkę i zainstaluj sterowniki, przygotuj dokumenty, ustaw preferencje skanowania (rozdzielczość, format pliku, tryb kolorów) i rozpocznij skanowanie za pomocą panelu sterowania drukarki lub oprogramowania. Zeskanowane pliki zapisz na komputerze.

Jeśli nie masz drukarki ze skanerem, nie masz czym się martwić. Obecne smartfony mają skanery wbudowane. Więcej na ten temat pisałem w artykule: Jak skanować telefonem? To proste!

Jeśli masz problem ze swoim skanerem – daj znać w komentarzu, postaramy się znaleźć rozwiązanie.

Opracowanie: Marta Wnuszyńska

FAQ