Koniec z instalowaniem sterowników – drukowanie w chmurze

Masz jeden dokument do wydrukowania lub jedną faktur, albo jedną etykietę dla kuriera. Klikasz „Drukuj” i zaczyna się klasyka: komputer nie widzi drukarki. Sprawdzasz Wi-Fi, usuwasz drukarkę z systemu, a następnie dodajesz ją jeszcze raz. Okazuje się, że na nowo musisz instalować sterowniki, a chodziło tylko o 1 wydruk. Właśnie dlatego drukowanie w chmurze jest tematem, który ma sens, ale nie dlatego, że brzmi nowocześnie. Ma sens, bo jest wygodnym rozwiązaniem gdy: chcesz drukować z laptopa, telefonu albo tabletu bez całej tej zabawy w sterowniki. Zastanawiasz się czy to bezpieczne? Wyjaśniamy!

Drukowanie w chmurze – wygoda na wyciągnięcie ręki!

Najprościej: wysyłasz dokument do drukarki przez usługę internetową, aplikację producenta albo system obsługi wydruków. Drukarka nie musi być podłączona kablem do Twojego komputera. W wielu przypadkach nie musisz niczego ręcznie konfigurować.

Robisz to mniej więcej tak: wybierasz dokument -> klikasz drukowanie -> wybierasz drukarkę i gotowe. Dokładnie tak samo, jakbyś miał skonfigurowany dostęp do swojego urządzenia. W praktyce drukowanie w chmurze przydaje się wtedy, gdy z jednej drukarki korzysta kilka osób albo gdy drukujesz z różnych urządzeń. Laptop służbowy, prywatny komputer, telefon, tablet. Każde z tych urządzeń może mieć inny system i inne ustawienia. I tu właśnie klasyczne sterowniki zaczynają męczyć.

Dlaczego sterowniki tak często psują humor?

Sterownik sam w sobie nie jest problemem. To taki tłumacz między komputerem a drukarką. Komputer wysyła zadanie, sterownik mówi drukarce, co ma z tym zrobić.

Problem zaczyna się wtedy, gdy w biurze masz kilka laptopów, jedną drukarkę i ludzi, którzy chcą po prostu pracować. Nikt nie ma ochoty zgadywać, czy potrzebny jest sterownik PCL, PS, pełny pakiet, mały pakiet, aplikacja producenta czy jeszcze coś innego.

Przy dobrze ustawionym drukowaniu w chmurze wiele takich sytuacji znika. Użytkownik dostaje dostęp do drukarki przez aplikację, konto albo system firmowy. Nie musi ręcznie dobierać sterownika. Nie musi wiedzieć, czy urządzenie ma w nazwie „DN”, „DW” czy „MFP”. Po prostu wybiera drukarkę i wysyła plik.

Co może zastąpić ręczne instalowanie sterowników?

Tu nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich drukarek. Są jednak rozwiązania, które spotkasz najczęściej.

AirPrint przydaje się, jeśli używasz sprzętu Apple. iPhone, iPad albo Mac mogą drukować na zgodnej drukarce bez ręcznego instalowania sterownika. Wybierasz dokument, drukarkę i tyle.

Mopria działa podobnie przy wielu urządzeniach z Androidem. Jeśli drukarka ją obsługuje, drukowanie z telefonu jest dużo prostsze.

Aplikacje producentów też robią robotę. HP Smart, Epson Smart Panel, Brother Mobile Connect, Canon PRINT i podobne aplikacje pozwalają dodać drukarkę, wysłać dokument, sprawdzić poziom tuszu albo toneru i czasem zeskanować plik prosto do telefonu.

W firmach dochodzą jeszcze systemy do zarządzania drukiem. Przydają się, gdy jest więcej drukarek, więcej użytkowników i ktoś chce kontrolować dostęp, koszty oraz kolejki wydruku.

Nie musisz znać każdego skrótu. Przy zakupie drukarki sprawdź po prostu, czy obsługuje drukowanie z telefonu, AirPrint, Mopria, Wi-Fi i aplikację producenta. To już sporo mówi o tym, czy urządzenie będzie wygodne na co dzień.

Bezpieczeństwo bez straszenia

Warto jednak wspomnieć o kwestii bezpieczeństwa, która dla wielu użytkowników jest kluczowa. Nowoczesne usługi drukowania w chmurze stosują zaawansowane technologie szyfrowania i uwierzytelniania, aby chronić poufne dane przed dostępem osób nieuprawnionych. Dodatkowo, wiele z nich oferuje dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak śledzenie wydruków czy ograniczanie dostępu do określonych drukarek. Na początek zmień hasło administratora. W wielu firmach zostaje domyślne hasło z instrukcji albo naklejki, a to proszenie się o kłopot.

Sprawdź też aktualizacje oprogramowania drukarki. Producenci poprawiają błędy, a drukarka z dostępem do sieci nie powinna działać latami na starym oprogramowaniu.

Przy dokumentach firmowych ustaw dostęp dla konkretnych osób. Jeśli drukarka stoi w miejscu, gdzie przechodzą klienci, kurierzy albo osoby spoza firmy, używaj wydruku poufnego. Dokument powinien wyjść dopiero wtedy, gdy ktoś podejdzie do drukarki i wpisze kod.

To są proste rzeczy. Nie trzeba robić z tego operacji dla sztabu informatyków.

Jakie są zagrożenia druku w chmurze?

Chociaż drukowanie w chmurze oferuje wiele korzyści, takich jak wygoda i łatwość obsługi, nie można zapominać o kwestiach bezpieczeństwa. Podczas korzystania z usług drukowania w chmurze Twoje dane są przesyłane i przechowywane w Internecie, co wiąże się z pewnymi zagrożeniami.

Oto kilka z nich:

• hakerzy mogą przechwycić informacje podczas przesyłania ich do drukarki, co może prowadzić do kradzieży poufnych informacji, takich jak dane osobowe lub dane finansowe,
• złośliwe oprogramowanie może zainfekować drukarkę i spowodować uszkodzenie lub usunięcie danych,
• osoby nieuprawnione mogą uzyskać dostęp do plików i wydrukować je bez zgody,
• niektóre usługi drukowania w chmurze mogą śledzić Twoje wydruki, co może prowadzić do naruszenia prywatności.

Aby zminimalizować ryzyko związane z drukowaniem w chmurze, należy stosować się do następujących zasad bezpieczeństwa:

• wybieraj renomowane usługi drukowania w chmurze, które stosują silne zabezpieczenia,
• korzystaj z haseł o wysokim poziomie skomplikowania i nie używaj ich w innych serwisach,
• regularnie aktualizuj oprogramowanie antywirusowe i firewall,
• drukuj tylko zaufane pliki z bezpiecznych źródeł,
• nie otwieraj nieznanych linków ani załączników w wiadomościach e-mail,
• zachowaj czujność i zgłaszaj wszelkie podejrzane aktywności dostawcy usługi drukowania w chmurze.

Stosując te proste zasady bezpieczeństwa, możesz znacznie zmniejszyć ryzyko związane z drukowaniem w chmurze i bezpiecznie korzystać z tej wygodnej technologii. Pamiętaj, że bezpieczeństwo w sieci to proces ciągły i wymaga stałej uwagi. Więcej na temat sposobów ochrony drukarki przeczytasz >TUTAJ<.

Kiedy drukowanie w chmurze ma sens?

Ma sens, gdy z jednej drukarki korzysta kilka osób i często drukuje się z telefonu albo tabletu. Również, gdy dokumenty masz głównie w mailu, na dysku online albo w systemie firmowym.

Dobrze sprawdza się też tam, gdzie ktoś mniej techniczny ma samodzielnie korzystać z drukarki. Im mniej ręcznego ustawiania, tym mniej telefonów z pytaniem: „co mam kliknąć?”.

A kiedy można sobie darować?

Gdy drukujesz raz na miesiąc z jednego komputera stojącego obok drukarki. Wtedy kabel USB może wystarczyć. Jeśli masz starszą drukarkę, która działa stabilnie i nie przeszkadza Ci obecny sposób pracy, nie musisz wymieniać jej tylko dlatego, że nowsze modele mają funkcje chmurowe.

Najprostsze pytanie brzmi: czy konfiguracja drukarki regularnie zabiera Ci czas? Jeśli tak, temat jest dla Ciebie.

Popularne usługi drukowania w chmurze

Na rynku dostępnych jest wiele usług drukowania w chmurze, różniących się funkcjami, cenami i obsługiwanymi platformami. Poniżej przedstawię kilka najpopularniejszych opcji i wskażę zarówno zalety, jak i wady tych rozwiązań. 

I. Dropbox Print

Dropbox Print działa podobnie jak Google Cloud Print, ale integruje się z Twoim kontem Dropbox. Możesz drukować pliki zapisane w chmurze Dropbox bezpośrednio z aplikacji lub strony internetowej. Dropbox Print oferuje integrację z Dropboxem oraz możliwość drukowania plików z różnych urządzeń. Niestety, usługa jest płatna, a w porównaniu z Google Cloud Print brakuje niektórych funkcji.

II. HP ePrint

Usługa drukowania w chmurze została stworzona przez firmę HP i jest dedykowana do urządzeń tego producenta. Użytkownicy mogą łatwo drukować z różnych urządzeń mobilnych, takich jak smartfony i tablety. Jednakże, aby skorzystać z tej usługi, konieczne jest posiadanie drukarki kompatybilnej z HP ePrint.

III. AirPrint 

Usługa firmy Apple, umożliwiająca drukowanie dokumentów z urządzeń z systemem iOS. Jest bardzo łatwa w użyciu i zapewnia szybkie i płynne działanie. Jednakże, aby skorzystać z tej usługi, konieczne jest posiadanie drukarki kompatybilnej z AirPrint.

IV. PrintMe

PrintMe to niezależna usługa drukowania w chmurze, która nie wymaga integracji z innymi platformami. Wystarczy utworzyć konto na stronie PrintMe i zainstalować aplikację na swoim urządzeniu. PrintMe oferuje szeroką gamę funkcji, w tym drukowanie dwustronne, drukowanie z hasełkiem i śledzenie wydruków. Niestety, usługa jest płatna, a brak integracji z innymi usługami może być minusem.

V. PaperCut

PaperCut to zaawansowana usługa drukowania w chmurze przeznaczona dla firm i organizacji. Oferuje szereg funkcji kontroli wydruku, takich jak ustalanie limitów drukowania dla poszczególnych użytkowników, śledzenie kosztów drukowania i filtrowanie treści drukowanych. PaperCut jest idealnym rozwiązaniem dla firm ze względu na szeroką gamę funkcji kontroli wydruku. Niestety, usługa jest płatna, a skomplikowana konfiguracja może być problematyczna.

Wybór odpowiedniej usługi zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i preferencji. Przed skorzystaniem z usługi drukowania w chmurze, przeczytaj dokładnie regulamin i politykę prywatności. Każda z wymienionych opcji ma swoje zalety i wady, dlatego warto zastanowić się nad tym, co jest najważniejsze dla danej osoby – uniwersalność, łatwość obsługi czy kompatybilność z istniejącymi urządzeniami. 

Czy warto drukować w chmurze?

Drukowanie w chmurze to oszczędność czasu, mobilność i wygoda. Idealne rozwiązanie dla osób, które często podróżują, pracują zdalnie lub korzystają z wielu różnych urządzeń. Dodatkowo, drukowanie w chmurze może być bardziej przyjazne dla środowiska, redukując zużycie papieru. 

Oczywiście, ma też pewne wady. Najważniejszą z nich jest kwestia bezpieczeństwa, o której pisałem wcześniej. Należy jednak pamiętać, że renomowane usługi drukowania w chmurze stosują zaawansowane technologie szyfrowania i uwierzytelniania, aby chronić dane użytkowników. Inną wadą jest konieczność dostępu do Internetu. Nie masz dostępu do sieci? Niestety, nic nie wydrukujesz…

Przetestuj wydruki z chmury i przekonaj się czy to dobre rozwiązanie dla Ciebie!

A co z zamiennikami?

Samo drukowanie w chmurze nie zmienia tego, jak działa tusz albo toner. Drukarka nadal potrzebuje wkładu pasującego do konkretnego modelu. Jeśli używasz zamienników, najważniejsza jest zgodność. Nie kupuj podobnego wkładu. Sprawdź dokładny model drukarki albo oznaczenie tuszu czy toneru na DrTusz.pl. Jeden znak w nazwie potrafi robić różnicę.

Dobre zamienniki mogą obniżyć koszt drukowania, szczególnie w biurze, gdzie drukarka pracuje codziennie. Przy większej liczbie wydruków różnica w cenie jednej strony szybko robi się widoczna. I tu nie trzeba wielkiej filozofii. Jeśli drukujesz sporo, koszt wkładu ma znaczenie.