Jak obniżyć koszty drukowania w firmie?

Drukowanie to nieodłączna część pracy biurowej, a zarządzanie związanymi z tym kosztami jest kluczowe dla każdej firmy. Często koszt samej drukarki czy oryginalnych wkładów stanowi odczuwalny wydatek dla firmowego budżetu. Jak temu zaradzić i obniżyć koszty drukowania w firmie? Dowiesz się tego z poniższego artykułu!

Obniżenie kosztów drukowania w firmie – sposoby DrTusza

Wydatków w firmach jest naprawdę wiele, ale niektóre z nich możemy z powodzeniem ograniczyć. Chcesz skutecznie obniżyć koszty druku w swojej firmie? Na bazie własnego doświadczenia sporządziłem listę sprawdzonych sposobów, które pomogą Ci w zarządzaniu drukiem i obniżeniu kosztów związanych z eksploatacją drukarek!

Wybór odpowiedniej drukarki

Wybór odpowiedniego urządzenia, dostosowanego do potrzeb Twojej firmy to podstawa, jeżeli chodzi o koszty drukowania. Jeśli drukujesz mało, a Twoje wydruki to głównie czarno-białe faktury i dokumenty, dobrym wyborem będzie drukarka atramentowa. W przypadku drukarek laserowych znakomicie sprawdzą się one w większej firmie, gdzie obciążenie jest naprawdę duże, a wśród potrzebnych wydruków znajdują się także kolorowe zestawienia.

Większość osób bierze pod uwagę jedynie cenę urządzenia drukującego. Pamiętaj jednak, że tania drukarka nie zawsze jest wyznacznikiem niskich kosztów eksploatacji. Przed zakupem drukarki do firmy należy określić, do jakich celów będzie używana oraz łączną ilość wykonanych wydruków w skali tygodnia czy miesiąca.

Chcesz obliczyć koszty eksploatacji Twojej firmowej drukarki? Wskazówki jak to zrobić i co się na to składa znajdziesz w artykule Jakie są koszty eksploatacji drukarki?

Zamienniki tonerów lub tuszów

Korzystanie z zamienników tuszów i tonerów to kolejny sposób na obniżenie wydatków związanych z drukowaniem w firmie. Wybierając dobre zamienniki możesz znacząco zmniejszyć kwoty wydawane na materiały eksploatacyjne, a jednocześnie nie utracić na jakości i wydajności.

Warto korzystać ze sprawdzonych zamienników ze znanych źródeł, aby uniknąć ewentualnych problemów z eksploatacją drukarki i dodatkowymi kosztami serwisowania. Zamienniki tuszów i tonerów do drukarek, m.in HP, Epson czy Canon, znajdziesz w moim internetowym sklepie drtusz.pl!

Formatowanie dokumentów

Do zmniejszenia kosztów drukowania może przyczynić się także odpowiednie formatowanie wydruków. Jeśli wielkość czcionki nie jest dla Ciebie znacząca, możesz nieco zmniejszyć nagłówki czy główny tekst. Dobrą praktyką jest również unikanie drukowania zbędnych grafik, tabel czy wykresów, co pozwala na zmniejszenie ilości zużywanego tuszu lub tonera oraz papieru (jeśli drukujesz ze stron internetowych, warto skorzystać ze specjalnego oprogramowania).

Jakość wydruków

W firmie nie zawsze musimy drukować dokumenty w najwyższej jakości. W przypadku faktur czy mniej istotnych wizualnie dokumentów, warto ustawić jakość druku nawet na 300 dpi lub korzystać z trybu ekonomiczny drukowania, który oszczędza zużycie materiałów eksploatacyjnych. Wysoką jakość wydruku warto zachować jedynie dla dokumentów oficjalnych.

Druk dwustronny

Drukowanie dwustronne to prosta, ale bardzo skuteczna metoda na zmniejszenie kosztów związanych z papierem. Korzystanie z tej funkcji nie tylko obniża koszty, ale także jest bardziej ekologiczne. Drukarki biurowe często mają opcję automatycznego druku dwustronnego, co dodatkowo ułatwia pracę i zmniejsza koszt wydrukowania jednej strony.

Jeśli jednak zależy Ci na znaczącym zmniejszeniu wydrukowanych stron A4, warto korzystać z możliwości umieszczenia kilku stron na jednym arkuszu (zazwyczaj od 2 do nawet 16).

Druk czarno-biały

W wielu przypadkach druk kolorowy nie jest konieczny, a jego użycie może znacznie podnieść koszty druku. Warto więc przemyśleć, czy dany dokument musi być wydrukowany w kolorze, czy wystarczy wydruk w czarno-białym (w ustawieniach znajdziesz go jako skalę szarości).

Zawsze sprawdzaj, co drukujesz!

Pracując szybko, często zdarza się, że niechcący drukujemy coś, czego akurat nie potrzebujemy lub omyłkowo zaznaczamy opcję wydrukowania kilku kopii. Finalnie takie wydruki trafiają do kosza, co nie tylko nie jest przyjazne dla środowiska, ale powoduje również marnowanie papieru, a więc i większe wydatki w firmie czy biurze. Przed kliknięciem przycisku drukuj, zawsze sprawdź, co drukujesz!

Wprowadzając do codziennej pracy tych kilka prostych zasad, z pewnością uda Ci się odczuwalnie obniżyć koszty druku w firmie czy biurze. Aby nie chcesz przegapić innych wpisów, zapraszam Cię do obserwowania mnie na Facebooku i Instagramie, a także subskrybowania Newslettera, dzięki któremu będziesz otrzymywać rabaty na produkty od DrTusza. Cześć!