Jak drukować na kopertach? Poradnik DrTusza

Koperty kojarzą nam się przede wszystkim z kartkami świątecznymi. Istnieją jednak miejsca, w których kopert używa się niemal codziennie. Wypisywanie danych na każdej z nich, szczególnie, gdy mamy ich do zaadresowania naprawdę sporo może być męczące i czasochłonne. Drukowanie na kopertach to jedno z tych zadań, które wydają się banalne, ale potrafi być czasami małym wyzwaniem. Wymaga odpowiedniej drukarki, właściwych ustawień i kilku tricków, których nie znajdziesz w instrukcji obsługi. W tym poradniku pokażę Ci na co zwracać uwagę przy wyborze drukarki, jak ją przygotować do pracy z kopertami i jak uniknąć najczęstszych pułapek. Najważniejsze: zanim zaczniesz drukować, sprawdzimy czy w ogóle masz do tego odpowiedni sprzęt.

Jak drukować na kopertach? Rodzaje kopert

Zacznijmy od początku. W zależności od tego co zamierzasz wysłać w kopercie, musisz dobrać odpowiedni format. Poniżej przygotowałem dla Ciebie specjalną ściągę, na której znajdziesz ich najpopularniejsze typy.

Jak pewnie zauważyłeś, niektóre rodzaje kopert wymagają kilkukrotnego złożenia, więc nie każdy dokument powinien być w niej umieszczony. Przykładowo, standardowy arkusz A4 ma wymiary 210 x 297 mm. Jeżeli kartka, którą chcesz wysłać ma rozmiar A4 i nie powinna zostać zgięta na pół, sięgnij po kopertę C4, w której bez problemu zmieścisz swoje dokumenty.

Mniejsze koperty, w rozmiarach B5, C5, DL oraz C6 przeznaczone są do wysyłania w nich odpowiednio złożonych kartek lub innych druków np. pocztówek. Zawarte na powyższych schematach linie sugerują, w jaki sposób poskładać arkusz A4, aby bez problemu zmieścił się do wybranej koperty.

Jak wygląda to w praktyce? Jeśli masz dokument A4 w kopercie C6 powinieneś złożyć go na 4 równe części, najlepiej zadrukowaną częścią do środka, natomiast DL wymaga od nas zagięcia arkusza na 3 części. W większych kopertach np. C3 z powodzeniem zmieścisz druk w formacie A3. Proste, prawa?

Nie wszystkie koperty nadają się do druku. Unikaj kopert z okienkami z folii – folia może się stopić w drukarce laserowej. Koperty z fakturą albo grubym papierem też mogą sprawić problemy.

Dla fanów DIY mam super poradnik: Jak zrobić kopertę z karki A4? Zrób to sam!

Jak sprawdzić czy możesz drukować na kopertach?

To pytanie jest nieco błędnie sformułowane. Zasadniczo, każdy użytkownik, który ma w sobie nieco cierpliwości i samozaparcia jest w stanie dodać adres na kopertach za pomocą niemal każdej drukarki.

Większość nowoczesnych urządzeń, zarówno atramentowych, jak i laserowych, posiada opcję drukowania na kopertach. Informacje o obsługiwanych formatach kopert można znaleźć w instrukcji obsługi drukarki lub na stronie producenta. Zrobisz to również przechodząc do parametrów swojego sprzętu

Aby sprawdzić jakie rodzaje nośników obsługuje Twoja drukarka, musisz przejść do parametrów urządzenia, a następnie w nośnikach znaleźć koperty. Najczęstszym rodzajem będzie tu oczywiście koperta DL, dalej C6 oraz C5. 

Drukarki polecane do druku na kopertach

Posiadanie drukarki z podajnikiem, który można regulować względem wielkości papieru to już połowa sukcesu. Poniżej przedstawię Ci kilka urządzeń, które nadają się do druku na kopertach.

Urządzenie wielofunkcyjne HP OfficeJet Pro 9720e to kolorowa drukarka atramentowa, która umożliwia drukowanie aż do rozmiaru A3. Posiada ona podajnik papieru do 250 arkuszy oraz obsługuje nośniki kopert C5, C6, Chou 3, Chou 4 oraz klasyczne DL.

Druga, nieco bardziej budżetowa propozycja to kolorowa drukarka laserowa Canon Pixma TS7451a. Wielofunkcyjne urządzenie drukujące Canon świetnie nadaje się do druku na kopertach oraz posiada podajnik, który mieści aż 200 arkuszy. Znajdziesz ją w ofercie mojego internetowego sklepu DrTusz.pl!

Ważne! Aby poprawnie włożyć kopertę do drukarki, włóż ją do podajnika krótką krawędzią w kierunku drukarki. Dzięki temu koperta będzie poprawnie podawana do drukarki, a tekst znajdzie się we właściwym miejscu.

Co powinno znaleźć się na kopercie?

Na każdej kopercie powinny znaleźć się kluczowe informacje, aby korespondencja dotarła do właściwego odbiorcy. Przede wszystkim, zwróć uwagę na poprawne umieszczenie adresu odbiorcy. Wstaw adres dostawy w prawym dolnym rogu koperty, upewniając się, że jest czytelny i kompletny. W lewym górnym rogu zamieść adres nadawcy. Dzięki temu, jeśli chcesz zachować adres zwrotny do późniejszego użycia lub w razie problemów z dostarczeniem przesyłki, wróci ona do Ciebie.

W zależności od przeznaczenia, na kopercie możesz dodać również logo firmy lub inne dodatkowe ozdobniki. W niektórych programach znajdziesz pole wyboru, które automatycznie wstawi te informacje we właściwe miejsca. To zdecydowanie ułatwia proces przygotowania wielu kopert i zapewnia jednolity wygląd wszystkich przesyłek.

Drukowanie adresu na kopercie – formatowanie i pozycjonowanie

Właściwe umieszczenie adresu na kopercie to sztuka sama w sobie. Źle ustawiony adres wygląda nieprofesjonalnie i może sprawiać problemy poczcie. Adres powinien być umieszczony w prawej dolnej części koperty, mniej więcej w środku. Zostaw około 2 cm marginesu od krawędzi. Adres nadawcy trafia w lewy górny róg. Mniejszą czcionką, żeby nie dominował nad adresem głównym.

Użyj prostej, czytelnej czcionki – Arial, Calibri albo Times New Roman. Rozmiar 11-12 punktów dla adresu odbiorcy, 9-10 dla nadawcy. Unikaj fantazyjnych czcionek, marnują niepotrzebnie więcej tuszu i mogą być nieczytelne.

Sprawdzone ustawienia marginesów:

• margines lewy: 1,5-2 cm
• margines górny: 1-1,5 cm dla adresu nadawcy
• adres odbiorcy: około 4-5 cm od góry, 8-9 cm od lewej

Te wartości działają dla standardowych kopert DL. Dla innych formatów odpowiednio przelicz proporcje.

Jak wydrukować adres na kopercie w programie Microsoft Word?

Programem, który najczęściej wykorzystuje się do wykonywania wydruków na kopertach jest Microsoft Word. Jak to zrobić? Oto moje wskazówki:

1. Uruchom program Word na swoim komputerze i otwórz nowy plik.
2. W górnym pasku narzędzi wybierz zakładkę Korespondencja, a następnie kliknij Koperty.
3. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno, w którym należy podać adres nadawcy i odbiorcy.
4. Dodatkową funkcją są Opcje koperty, które pozwalają na zaznaczenie dowolnego wymiaru koperty w polach, ale także używanej czcionki (rodzaju, koloru i wielkości).
5. Po wpisaniu danych i sformatowaniu tekstu, wybierz opcję Podgląd, aby sprawdzić czy wszystkie elementy znajdują się we właściwym miejscu.
6. Aby wykonać wydruk, wejdź w zakładkę Opcje drukowania i określ sposób podawania kopert do drukarki. Przewiń listę w dół, kliknij przycisk Drukuj. 

Przed rozpoczęciem drukowania upewnij się, że koperty są prawidłowo włożone do podajnika, aby nie zostały wydrukowane do góry nogami!

Najczęstsze problemy z drukiem na kopertach

Koperta się zacina

Zwykle to wina nieprawidłowego włożenia. Sprawdź czy koperta leży płasko i czy prowadnice nie są za ciasno ustawione. Czasem pomaga lekkie „wygładzenie” koperty przed drukiem. Przełóż ją przez krawędź stołu, żeby pozbyć się zagnieceń.

Niewyraźny druk

Może być kilka przyczyn. Jedną z nich jest zbyt gruby papier koperty, niedostosowany do parametrów drukarki. Ponadto mogą to być: nieprawidłowe ustawienia jakości druku, zużyte wkłady w drukarce, zaschnięty tusz lub głowica w przypadku drukarek atramentowych (o tym jak poradzić sobie z tego typu problemem przeczytasz >TUTAJ<).

Koperta wychodzi pokręcona

Zwykle to wina prowadnic albo nierównego podajnika. Sprawdź czy tacka na papier jest czysta i czy koperta nie zahacza o żadne elementy. Sprawdź jak wyczyścić rolki podajnika papieru w drukarce?

Drukowanie kopert prostsze niż myślisz!

Jak widzisz, drukowanie na kopertach z użyciem dowolnego edytora tekstu jest banalnie proste. Wystarczy dobrać odpowiedni rozmiar koperty, dodać dane i gotowe!

Jeśli powyższe informacje były pomocne koniecznie zostaw po sobie komentarz i zapisz ten artykuł na później. P.S. Dobre drukowanie to nie tylko sprzęt, ale również dobrej jakości tusze i tonery. Najlepsze znajdziesz w moim internetowym sklepie, a zapisując się do Newslettera zyskasz naprawdę świetne rabaty! 🙂