Jak zeskanować kilka stron do jednego pliku PDF?

Skanowanie pojedynczej kartki nie sprawia dziś większych problemów. Wystarczy położyć dokument na szybie skanera lub umieścić go w podajniku ADF, nacisnąć przycisk i gotowe. Problem pojawia się wtedy, gdy dokument składa się z kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu stron, a Ty chcesz zapisać go jako jeden uporządkowany plik PDF.

Na szczęście większość nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych oraz programów do skanowania pozwala bez problemu tworzyć wielostronicowe pliki PDF. Wystarczy wiedzieć, gdzie znaleźć odpowiednią opcję.

Dlaczego warto skanować do jednego pliku PDF?

Wyobraź sobie umowę składającą się z dziesięciu stron. Jeśli każda strona zostanie zapisana jako osobny plik, późniejsze odnalezienie dokumentu lub wysłanie go e-mailem może być uciążliwe.

Jeden plik PDF jest znacznie wygodniejszy, ponieważ:

• łatwiej go przechowywać,
• można go szybko wysłać e-mailem,
• zachowuje właściwą kolejność stron,
• zajmuje mniej miejsca niż wiele oddzielnych plików,
• wygląda bardziej profesjonalnie.

To rozwiązanie szczególnie przydatne przy:

• umowach,
• dokumentach urzędowych,
• fakturach,
• dokumentacji medycznej,
• notatkach,
• materiałach szkolnych i akademickich.

Jak zeskanować kilka stron do jednego PDF?

Sposób wykonania zależy od tego, jakie urządzenie posiadasz.

Najczęściej spotkasz dwie metody:

1. skanowanie za pomocą automatycznego podajnika dokumentów (ADF),
2. skanowanie kolejnych stron z szyby skanera.

W obu przypadkach kluczowe jest wybranie opcji zapisu do jednego pliku PDF.

Skanowanie przez podajnik ADF

Jeżeli Twoje urządzenie wielofunkcyjne posiada automatyczny podajnik dokumentów (ADF), cały proces jest bardzo prosty.

Jak to zrobić?

1. Umieść wszystkie strony w podajniku.
2. Uruchom program do skanowania.
3. Wybierz format PDF.
4. Zaznacz opcję „wielostronicowy PDF” lub „zapisz jako jeden plik”.
5. Rozpocznij skanowanie.

Urządzenie automatycznie pobierze kolejne kartki i zapisze je w jednym dokumencie.

To najszybsze rozwiązanie przy większej liczbie stron.

Skanowanie z szyby skanera krok po kroku

Nie każde urządzenie posiada podajnik ADF. W wielu domowych drukarkach wielofunkcyjnych dokumenty skanuje się z szyby.

Nie oznacza to jednak, że nie można utworzyć jednego pliku PDF.

Krok 1

Połóż pierwszą stronę na szybie i rozpocznij skanowanie.

Krok 2

Po zakończeniu skanowania większość programów wyświetli komunikat podobny do:

• Dodaj kolejną stronę?
• Kontynuować skanowanie?
• Skanuj następną stronę?

Krok 3

Połóż kolejną kartkę na szybie i potwierdź.

Krok 4

Powtarzaj proces aż do zeskanowania wszystkich stron.

Krok 5

Po zakończeniu wybierz opcję „Zakończ” lub „Utwórz PDF”.

Program połączy wszystkie strony w jeden dokument.

Jakie programy umożliwiają tworzenie wielostronicowych PDF?

Większość producentów drukarek dostarcza własne aplikacje do skanowania.

Popularne przykłady:

• Brother iPrint&Scan,
• Epson Scan 2,
• Canon IJ Scan Utility,
• HP Smart.

Wiele systemów operacyjnych oferuje również własne narzędzia umożliwiające zapis wielostronicowych dokumentów PDF.

Jaka rozdzielczość będzie najlepsza?

Wiele osób zakłada, że najwyższa jakość zawsze oznacza najlepszy efekt.

Nie zawsze tak jest.

Dla większości dokumentów tekstowych wystarczy:

• 200 dpi,
• 300 dpi.

Wyższe wartości powodują:

• większy rozmiar pliku,
• dłuższy czas skanowania,
• trudniejsze wysyłanie dokumentów e-mailem.

Jeżeli skanujesz zdjęcia lub materiały graficzne, można rozważyć 600 dpi lub więcej.

Najczęstsze błędy podczas skanowania wielostronicowego.

Nieprawidłowa kolejność stron

Przed zapisaniem dokumentu warto sprawdzić, czy strony zostały dodane we właściwej kolejności.

Krzywo ułożone kartki

Nawet niewielkie przesunięcie może sprawić, że dokument będzie wyglądał nieestetycznie.

Zbyt wysoka rozdzielczość

Plik może ważyć kilkadziesiąt megabajtów, mimo że zawiera jedynie kilka stron tekstu.

Zapis do osobnych plików

To najczęstszy problem początkujących użytkowników. Przed rozpoczęciem skanowania warto upewnić się, że wybrano opcję wielostronicowego PDF.

Co zrobić, jeśli drukarka nie tworzy wielostronicowych PDF?

Jeżeli używane oprogramowanie nie oferuje takiej funkcji, można skorzystać z darmowych narzędzi do łączenia plików PDF.

Wystarczy:

1. zeskanować każdą stronę osobno,
2. zapisać je jako PDF,
3. połączyć dokumenty w jeden plik.

To rozwiązanie nie jest tak wygodne jak skanowanie bezpośrednio do wielostronicowego PDF, ale pozwala osiągnąć ten sam efekt.

Podsumowanie

Tworzenie wielostronicowego pliku PDF jest dziś standardową funkcją większości urządzeń wielofunkcyjnych. Niezależnie od tego, czy korzystasz z podajnika ADF, czy skanujesz kolejne strony z szyby, wystarczy wybrać odpowiednią opcję w programie do skanowania.

Jeżeli często archiwizujesz dokumenty, wysyłasz umowy lub przechowujesz ważne materiały w formie cyfrowej, zapis wielu stron w jednym pliku PDF będzie znacznie wygodniejszy niż przechowywanie kilkunastu osobnych dokumentów. Dzięki temu łatwiej utrzymasz porządek, szybciej odnajdziesz potrzebne pliki i sprawniej udostępnisz je innym osobom.